1. Menüye atla
  2. İçeriği geç
  3. Alt bilgiyi geç




Proje Uygulama Süreci

 

PROJE KAPSAMINDA YAPILACAK SATIN ALMALARDA İZLENECEK YOL

* Projeniz kapsamında mal veya hizmet alımı yapmadan önce  Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.  elektronik posta adresimize; internet sayfamızda formlar bölümünde yer alan mal alım istek formunu veya hizmet alım istek formunu doldurarak göndermeniz gerekmektedir. Ayrıca göndereceğiniz elektronik postanızda piyasa fiyat araştırmasında görev alacak olan 2 kişinin isminin de yer alması gerekmektedir.

Mal alım istek formunda yer alan malzemeler içerisinde teknik türde olanların yanlarına malzemenin türünün de yazılması gerekmektedir. Örneğin bir deney tüpünün yanına labaratuar malzemesi, buharlı yemek kazanının yanına diğer dayanıklı mal ve malzeme alımları gibi...

 * Göndereceğiniz bu bilgilere istinaden elektronik posta adresinize Koordinatörlüğümüz tarafından onay belgesi gönderilecektir. Tarafınıza gönderilen onay belgesi üzerindeki imzalar tamamlanarak koordinatörlüğümüze elden teslim edilmelidir. Buna istanaden evrakın sisteme girişi yapılacaktır.

 * Bu işlemlerin ardından Koordinatörlüğümüz tarafından "alıma başlayabilirsiniz" şeklinde bir bilgilendirme maili gönderilecektir. Bu mail tarafınıza gönderildikten sonra firmalardan proforma fatura alınarak alım süreci başlatılabilecektir. Onay belgesi birimimizce işleme alınmadan kesilen faturaların ödemesinin yapılması mümkün değildir. 

Alım gerçekleştikten sonra firmaya ödeme yapılabilmesi için tarafımıza ulaştırmanız gereken belgeler:

  1) Onay belgesi (2 nüsha olarak düzenlenmeli. Piyasa Fiyat Araştırmasında yer alan iki kişi isimlerinin karşısını imzalamalıdırlar).

  2) Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı (2 Nüsha)

  3) En az 3 ayrı firmadan alınan proforma fatura.

 4) Satın almanın yapıldığı firmadan alınan fatura.(Fatura Bilgileri: Kastamonu Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Vergi No: 5270444266, proje numarası faturanın alt kısımında müsait bir yere yazılmalıdır)

  5) 2.000-TL'nin üzerindeki alımlarda Kastamonu Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğüne hitaben alınacak olan güncel Vergi Borcu Yoktur Belgesi.

  6) Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı.(Mal alımı için ve Hizmet alımı için ayrı formatlardaki belge doldurulacaktır. (Fatura ile aynı gün düzenlenmelidir)

  7) Satın alınan demirbaş ve sarf malzemelerin Fakültenizin / Yüksek Okulunuzun taşınır kaydına girmesi gerekmektedir. Bu işlemi çalıştığınız birimdeki taşınır kayıt kontrol yetkilisi yapacaktır. (2 nüsha Taşınır İşlem fişi). Taşınır İşlem Fişindeki teslim alan ve teslim eden kısımları doldurulup imzalanmalıdır. Ayrıca ilgili taşınır görevlisinden alıncak tüketim ve devir çıkış belgeleri de ödeme evraklarına eklenmelidir.

 

K.Ü. BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA KILAVUZU

1-Proje yürütücüleri ve araştırmacılarına proje kapsamında yapılacak "yolluk" ödemeleri T.C Vakıflar Bankası Maaş Hesaplarına yapılacaktır.

2-Harcama belgelerinde Fatura adresi olarak KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ ve Proje No ile Yürütücüsünün adı yazılacaktır. Üniversite adı ve Proje no su eksik faturalara ait ödeme yapılmayacak, mahsuba dahil edilmeyecektir. Faturalarda malzeme adı kısmında özellikle cihazların projede geçtiği şekilde ve marka, model ve teknik özelliklerinin belirtilmesi zorunludur. Proje ile ilgisi olmayan, BAP tarafından onaylanan bütçe kodlamasına uygun olmayan alımlar işleme alınmayacaktır.

3-“Yurtiçi veya yurtdışı yolluk” harcama kalemindeki yurt içi ve yurt dışındaki görevlendirmeler, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 39. maddesi hükümlerine uygun olarak yapılacaktır. Yolluk verilmesini gerektiren veya araştırma ve incelemenin gerektirdiği masrafların proje bütçesinden ödenmesi için, ilgili fakülte veya yüksekokul yönetim kurulu kararı (yurtiçi görevlendirmelerde en az 15 gün önce, yurtdışı görevlendirmelerde en az 1 ay önce ilgili birime yazı ile bildirilerek) ve Rektör Onayı gereklidir. Bu nedenle, gerekli işlemler yerine getirilmeden, onay alınmadan yapılan seyahat giderlerinin ödenmesi mümkün olamayacağından, doğacak tüm sorumluluk, ilgili proje yöneticisine ait olacaktır. Yolluk Ödemesi yapılabilmesi için de BAP web sayfamızda yer alan Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi formu ile ilgili birimce hazırlanıp, onaylanarak gönderilmelidir.

*Avans kapatma aşamasında ödemelerde eksiklik olmaması için tüm harcamalar belgelendirilmelidir. (otobüs bileti, taksi ücreti, otel ücreti v.b)

4-Mal ve Hizmet alımlarının ödemeleri birimimiz tarafından yapılacaktır. Proje yürütücülerinin ilgili formları (mal alım istek formu- hizmet alımı istek formu) sunması gerekmektedir. Mal-hizmet alım formu ekinde 3 adet farklı firmadan alınmış proforma fatura bulunmalıdır. Firmaların tamamı malzeme-hizmet alımı formundaki talebin tamamına teklif verebilmiş olmalıdır. Verilen tekliflere göre piyasa fiyat araştırması tutanağı doldurulur. En düşük fiyatı veren firmadan alım gerçekleştirilir ve fatura birimimize ulaştırılır.

Satın alınan dayanıklı taşınırlar, Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince taşınır işlem fişi düzenlenerek yükseköğretim kurumu( fakülte veya yüksekokul) envanterine alınır ve söz konusu taşınırlar, bunları kullanacak proje yürütücüsüne ya da belirleyeceği kişiye zimmetlenir. Taşınır işlem fişinin iki nüshası birimimize gönderilir. Tüketime yönelik mal ve malzemeler ise doğrudan proje yürütücüsünün kullanımına tahsis edilir.

*Mal ve Hizmet alımı gerçekleştikten sonra Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı doldurularak birimimize gönderilmedir.

5- Projede yapılacak değişiklikler için Proje Değişiklik Talep Formu kullanılmadır.

6- Gelişme Raporu ve Kesin Raporlar Bap tarafından hazırlanan formatta sunulmalıdır.

7- TAŞIT KİRALAMA-BENZİN GİDERLERİ ve KONAKLAMA İLE İLGİLİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

  • Üçüncü kişiler tarafından düzenlenen belgelerin doğruluğu ve uygunluğu kontrol edilmelidir.
  • Faturalar kaşeli ve imzalı olmalıdır.
  • Hiçbir evrakta silinti, kazıntı ve karalama kesinlikle olmamalıdır. Eğer düzeltme yapma zorunluluğu varsa bu düzeltmeler faturayı veya sözleşmeyi düzenleyen kişi tarafından üzeri tek çizgi ile çizilerek, “Düzeltme tarafımızdan yapılmıştır” ibaresi kullanılarak yapılmalı aynı zamanda kaşelenip imzalanmalıdır.

a- ARAÇ KİRALAMA GİDERLERİNE İLİŞKİN FATURA VE SÖZLEŞMELER

  • Aracın kiralandığı tarih görevlendirme tarihleri içinde kalmalıdır.
  • Araç ön ödeme hesaba yattıktan sonra kiralanmış olmalıdır.
  • Aynı anda bir kişi üzerine birden fazla araç kiralanmamalıdır.
  • Aracın kiralandığı firmayla araç kira sözleşmesi imzalanmış olmalı ve aslı faturayla birlikte Koordinatörlüğümüze teslim edilmelidir.
  • Üç farklı firmadan alınmış proforma fatura ya da fiyat teklifi eklenmelidir.
  • Araç kira sözleşmesinde aracın plakası, aracı kiralayan kişinin bilgileri, aracın kilometre bilgileri, aracın alındığı ve bırakıldığı saatler yer almalıdır.
  • Araca bir günlük kira ücreti ödenebilmesi için 24 saatten önce teslim edilmemeli, daha erken teslim edilecekse günlük kira ücreti buna göre hesaplanarak ödenmelidir.
  • Araç kiralama faturası Kastamonu Üniversitesi Rektörlüğü adresine kesilmiş olmalı aynı zamanda faturada BAP ibaresi ile birlikte proje numarası, aracın plakası, kiralama tarihleri ile kiralanan gün sayısı, günlük ücreti, tutarı ve KDV hesaplaması yer almalıdır.

b- YAKIT GİDERLERİNE İLİŞKİN FATURALAR

  • Benzin faturası aracın kiralandığı tarihler içinde kesilmiş olmalıdır.
  • Benzin faturası Kastamonu Üniversitesi Rektörlüğü adresine kesilmiş olmalı aynı zamanda faturada BAP ibaresi ile birlikte proje numarası, aracın plakası benzinin türü, litre fiyatı, kaç litre alındığı, tutarı ve KDV hesaplaması yer almalıdır.

c- KONAKLAMA GİDERLERİNE İLİŞKİN FATURALAR

  • Konaklama faturaları görevlendirme tarihleri dışında olmamalı, Kastamonu Üniversitesi Rektörlüğü adına ve BAP ibaresi ile birlikte proje numarası belirtilerek kesilmiş olmalı, ayrıca konaklama yapan kişinin adı, konaklama tarihleri ile kaç gün konakladığı, birim fiyatı, tutarı ve KDV hesaplaması bulunmalıdır.

 

Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetimi Koordinatörlüğü

 Kastamonu Üniversitesi, 01 Mart 2006 tarih ve 5467 sayılı kanunla kurulmuş olup; şu an 13 fakülte, 3 enstitü, 3 yüksekokul ve 13 meslek yüksekokulu'ndan oluşmaktadır.